– Taustaa, LEAN-johtaminen –
Yrityksissä on usein prosessit kuvattu hienosti. Ongelma on, etteivät arjen tapahtumat mene koskaan kuten prosessit on kuvattu – aina tulee joku tulipalo sekä poikkeama ja sitten joudutaan oikaisemaan prosessista. Lopulta koko paletti menee sekaisin ja kaikkien aika menee toissijaisiin asioihin – ei asiakasarvon tuottamiseen. Kuulostaako tutulta? Lean-johtaminen on unohtunut tai se on ymmärretty väärin. Lean-johtamisen kulmakiviä on tarkastella todellista arkea minuuttitasolla. Hukkaa tilaus-/toimitusketjussa syntyy paljon joka minuutti monella eri tavalla. Hukka pysyy piilossa, mikäli tarkastellaan prosesseja ylätasolla keskittyen siihen, mitä pitäisi tapahtua. Kuka tietää minuuttitasolla, mitä prosessissa tapahtuu? Paras tieto on kunkin työn tekijällä! Nyt päästään Hyvinvoinnin Suurlähettiläiden LEAN-valmennusten ytimeen: Prosessien kehitys tulee tehdä niiden ihmisten kanssa, jotka oikeasti toteuttavat prosessin keskittyen siihen, mitä arjessa jokainen minuutti tapahtuu! Silloin on mahdollista löytää oikeat hukat, miksi työntekemisen edellytykset eivät ole kunnossa, miksi priorisoidaan väärin tai miksi määritetystä prosessista oikaistaan. Kehitystiimillä ja johdolla on oma tärkeä roolinsa prosessien kehittämisessä, mutta keskiössä tulee olla tekijät! Vaarana on, ettei lopputulos ole ehkä se, mitä johto etukäteen hakee – se voikin olla jotain paljon enemmän!
– Tavoite LEAN-valmennuksissamme –
Tavoitteena LEAN-valmennuksissamme on kehittää tilaus-/toimitusketjun toimintakulttuuria siten, että sisäiset prosessit ovat selkeämmän, yksinkertaisemmat ja ne toimivat paremmin. Tekemistä tarkastellaan aina ensimmäisenä asiakkaan näkökulmasta. Onko asiakas valmis maksamaan siitä, mitä teemme? Ellemme ole täysin varmoja, on syytä vahvasti kyseenalaista, voidaanko tuosta tekemisestä luopua! Muut tärkeimmät näkökulmat ovat prosessin virtaus ja hukkien poisto.
ASIAKASARVO
VIRTAUS
HUKKIEN POISTO
Keskeisin muutos pyritään saamaan yrityskulttuuriin eli ihmisten toimintatapoihin: ajatteluun, asenteisiin, ryhmädynamiikkaan sekä ihmisten johtamiseen. Tavoitteena ei ole kuitenkaan yksilöiden persoonan muutos, vaan muutosjoustavuus omassa käyttäytymisessä ja ajattelussa tarkoittaen:
- parempaa kyvykkyyttä oman toiminnan reflektointiin
- omien yhteistyötapojen joustavampaa muuntamista tilanteiden mukaan
- aktiivisen toimijuuden ja vaikuttamisen kehittämistä ymmärtäen, että jokaisella työyhteisön jäsenellä on tärkeä rooli koko toiminnan kannalta
Lean-menetelmät ovat menetelminä mukana koko prosessin ajan tavoitteena poistaa hukkia ja virtaviivaistaa toimintoja, mutta ne luovat vain viitekehyksen prosessille. Osallistujat itse luovat omat uudet toimintatavat, joilla saadaan tulevaisuudessa “paljon vähemmällä – paljon paljon enemmän”. Tavoitteena ei siis ole opetella juoksemaan kovempaa, vaan kävelemään lyhyempi matka.
Lopputuloksena toiminta on tehostunut, koska hukka vähenee (esim. vähemmän päällekkäisiä tehtäviä, yllättäviä muutoksia ja virheitä) ja läpimenoajat lyhenevät. Näiden seurauksena asiakastyytyväisyys, kustannustehokkuus ja kilpailukyky paranevat.
– Varaa keskusteluaika –
Heräsikö kiinnostuksesi lyhentää läpimenoaikaa merkittävästi samalla lopettaen loputon juokseminen tulipalojen perässä? Jos kyllä, varaa alta aika yhteiselle keskustelulle, niin mietitään yhdessä millainen valmennus teille olisi hyvä.
– LEAN ON HYVÄ JUTTU, MUTTA EI SOVI MEILLE –
Usein ajatellaan, että LEAN-kulttuuri kuuluu autoteollisuuteen tai korkeintaan tuotannolliseen teollisuuteen. Teollisuudessakin kuuluu sanottavan usein, että meillä on niin pienet sarjat, ettei toimi meillä. Silloin LEAN-filosofia on ymmärretty kovasti väärin. LEAN-filosofia keskittyy tutkimaan juuri sitä työtä, jota halutaan tutkia ja se varmasti sopii ihan kaikkeen työhön ja kotiin. Jos LEAN-kehitystä lähdetään tekemään Toyotan työkalut edelle, silloin ollaan väärällä tiellä ja voi olla varma, ettei ”Lean” sovi meille. Alla muutamia autoteollisuuden ulkopuolisia esimerkkejä ihan kotimaasta.
– Esimerkki LEAN-valmennustemme sisällöstä –
- Henkilöstön aloitushaastattelut ja tutustuminen tilaus-/toimitusprosessiin
- Kick-off tilaisuus koko henkilöstölle 4h
- Tilaisuuden jälkeen muodostetaan Lean-kehityksen ydinryhmä
Ydinryhmälle:
- Lean-filosofian perusteet-valmennuspäivä 8h
- Lean-toimintamallin kehityspäivät (5x8h)
- Nykytilan arvovirtakartoitus (VSM) – kaikista kolmesta valitusta prosessista
- Tavoitetilan arvovirtakartoitus (VSM) – kaikista kolmesta valitusta prosessista
- Muiden kehityspäivien teemat valitaan tilanteen ja tarpeen mukaan yhdessä
- Esim. kerralla oikein, päivittäisjohtaminen ja palaverikäytännöt, laadun johtaminen, jatkuva parantaminen,…
- Seuranta- ja ideointitapaamiset (7×1,5h) etänä tai lähitapaamisina
- Varmistetaan ja tuetaan muutostoimenpiteiden toteutumista
- Muutoksen tuki sovitun mukaisesti
– Aikatauluesimerkki, Lean-valmennus –
KK1: Lähtötilaselvitys (aloitushaastattelut ja tutustuminen prosesseihin) 2x8h sekä kick-off koko henkilöstölle 4h, jonka tavoitteena on luoda selkeä kuva millainen prosessi on käynnistymässä ja mitä odotuksia / pelkoja / vaatimuksia / haasteita on tiedossa.
KK2: Lean-filosofian perusteet – valmennuspäivä (8h). Tavoitteena on saattaa ydinryhmäläisten ymmärrys LEAN-filosofiasta riittävälle tasolle arvovirtakartoituksia varten.
KK3: Lean-valmennus: arvovirtakartoitus – nykytila (8h). Tavoitteena on ymmärtää yhdessä sovitut prosessit lähtöpisteestä loppupisteeseen 15min tarkkuudella – mitä oikeasti tapahtuu! Lopputuloksena ymmärretään tarkasti, mitkä prosessivaiheet luovat asiakasarvoa, mitkä ovat välttämättömiä tukitoimia ja mitkä hukkaa.
KK4: Lean-valmennus: arvovirtakartoitus – tavoitetila (8h). Tavoitteena on ymmärtää millaiseksi prosessi halutaan muuttaa, jotta aiemmin sovitut tavoitteet täyttyvät. Tämän päivän jälkeen on mahdollista valita Lean-menetelmistä toteutettavaksi sellaisia, jotka ovat vaikuttavia juuri kyseisiin prosessimuutoksiin. Lopputuloksena on selkeä toimenpidelista, johon osallistujat ovat sitoutuneet (ei tarvitse jalkauttaa)
KK5-15:
- Arvovirtakartoituksessa päätettyjen muutosten tukeminen seuranta- ja ideointitapaamisilla (7×1,5h). Lopputuloksena muutokset ovat arjessa käytössä soveltuvin osin (paljon on opittu mikä toimii ja mikä ei toimi)
- 3xLean-valmennuspäivä (8h). Valmennuspäivän teemat valintaan arvovirtakartoituksessa tunnistettujen toimenpiteiden mukaan. Mahdollisia teemoja ovat esim.: Kerralla oikein, päivittäisjohtaminen ja palaverikäytännöt, laatujohtaminen, jatkuva parantaminen, 5S,…
- Lopputuloksena alussa sovitut tavoitteet ovat täyttyneet.
– Hinta –
Toteutuneet hinnat ovat tyypillisesti olleet 30-50k€ – takaisinmaksuaika lasketaan kuukausissa. Me olemme valmiita sitomaan maksumme saavutettuihin tuloksiin! Hukasta meille ei tarvitse maksaa. Samalla kuitenkin valitsemme asiakkaamme niin, että voimme olla varmoja johdon sekä henkilöstön sitoutumisesta muutokseen. Todellinen muutos vaatii aina aluksi resursseja – aikaa ja rahaa, mutta kun muutos saadaan toteutettua tehokkaasti, se alkaa tuottamaan!
– Varaa keskusteluaika –
Heräsikö kiinnostuksesi lyhentää läpimenoaikaa merkittävästi samalla lopettaen loputon juokseminen tulipalojen perässä? Jos kyllä, varaa alta aika yhteiselle keskustelulle, niin mietitään yhdessä millainen valmennus teille olisi hyvä.
